Obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego

1) Pracownica będąca matką 4-letniego dziecka po powrocie z urlopu wychowawczego (12 m-cy) złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy z pełnego do 7/8 etatu na okres jednego roku. Czy pracodawca jest obowiązany uwzględnić jej wniosek?

Zakładając, że pracownicy przysługuje jeszcze do wykorzystania minimum 12 miesięcy urlopu wychowawczego, odpowiedź jest twierdząca.

Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Tak stanowi art. 186⁷ § 1 K.p. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z ww. uprawnienia może korzystać jedno z nich (art. 189¹ K.p.).

Przypominamy, że prawo do urlopu wychowawczego w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przysługuje pracownikowi zatrudnionemu co najmniej 6 miesięcy (do sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia). Jego wymiar wynosi do 36 miesięcy i jest on udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Urlop wychowawczy w takim wymiarze przysługuje łącznie obojgu rodzicom lub opiekunom dziecka, z tym że każdemu z nich przysługuje wyłączne prawo do jednego miesiąca urlopu z ww. wymiaru. Rodzic dziecka ma prawo do urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy, jeżeli drugi rodzic dziecka nie żyje, nie przysługuje mu władza rodzicielska, został pozbawiony władzy rodzicielskiej albo taka władza uległa ograniczeniu lub zawieszeniu (art. 186 § 1-2, 3¹-4 i 9 K.p.).

Wniosek, o obniżenie wymiaru czasu pracy, o którym mowa w powołanym wcześniej art. 186⁷ § 1 K.p., składa się na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jeżeli został on złożony bez zachowania terminu, pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku (art. 186⁷§ 2 zd. 1 i 3 K.p.). Zgodnie z § 19 ust. 1 pkt 1-4 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączonych do takich wniosków (Dz. U. poz. 937), dalej rozporządzenia, omawiany wniosek powinien zawierać:

imię i nazwisko pracownika,
imię i nazwisko dziecka, na które mógłby być udzielony urlop wychowawczy,
wskazanie okresu, przez który pracownik zamierza wykonywać pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy,
wskazanie wymiaru czasu pracy, w którym pracownik zamierza wykonywać pracę.

W przypadku skorzystania przez pracownika z części urlopu wychowawczego, pracownik może korzystać z obniżonego wymiaru czasu pracy, przez okres odpowiadający pozostałemu do wykorzystania wymiarowi urlopu wychowawczego, nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Należy także pamiętać, iż pozostały do wykorzystania przez jednego rodzica (opiekuna) dziecka wymiar urlopu wychowawczego, ulega pomniejszeniu o wymiar wykorzystany przez drugiego rodzica (opiekuna), z zachowaniem przysługującej części nieprzenoszalnej.

Ważne: Korzystanie z obniżonego wymiaru czasu pracy nie obniża wymiaru urlopu wychowawczego (art. 186⁷ § 4 K.p.).

Przykład

Pracownica - matka dziecka urodzonego w 2019 r. po powrocie z trwającego 12 miesięcy urlopu wychowawczego, w dniu 10 lipca br. złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do 7/8 etatu w okresie od 1 sierpnia 2023 r. do 31 lipca 2024 r. Zakładamy, że ojciec dziecka nie korzystał, ani nie zamierza korzystać z urlopu wychowawczego.

Dziecko pracownicy w 2025 r. ukończy 6 lat. Pracownicy przysługują jeszcze do wykorzystania 23 miesiące urlopu wychowawczego (35 m-cy - 12 m-cy). Jest ona zatem uprawniona do obniżenia wymiaru czasu pracy w ww. okresie, a pracodawca jest obowiązany uwzględnić jej wniosek.

2) Czy oprócz wniosku, o którym mowa w pierwszym pytaniu, pracownica powinna przedłożyć jakieś dodatkowe dokumenty?

Zgodnie z art. 186⁷ § 2 zd. 2 K.p., do wniosku pracownica powinna dołączyć dokumenty określone w rozporządzeniu. W myśl § 19 ust. 2 tego aktu prawnego są to:

odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów,
oświadczenie o okresie, w którym pracownica dotychczas korzystała z wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym mogłaby korzystać z urlopu wychowawczego.

Zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka, o którym mowa w pierwszym myślniku, powinien być przetłumaczony na język polski (§ 20 ust. 1 rozporządzenia). Tego przepisu nie stosuje się do zagranicznych dokumentów potwierdzających urodzenie dziecka (dzieci), wydanych przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, wydanych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw - stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w językach urzędowych tych państw (§ 20 ust. 2 rozporządzenia).

Zwracamy uwagę! Nie jest konieczne dołączanie dokumentów wymienionych w rozporządzeniu do składanego przez pracownicę wniosku, jeżeli znajdują się one już w jej aktach osobowych (§ 21 rozporządzenia).

Dokumenty związane z omawianym obniżeniem wymiaru czasu pracy pracodawca powinien przechowywać w części B akt osobowych pracownika, zawierającej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu jego zatrudnienia (§ 3 pkt 2 lit. o rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.).