Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 13 (631) z dnia 1.07.2025

Informacje o wykorzystanym urlopie rodzicielskim i wychowawczym w świadectwie pracy

Pracownica, która złożyła wypowiedzenie ze skutkiem na 31 lipca 2025 r., w trakcie zatrudnienia urodziła dziecko i w latach 2023-2025 korzystała z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego oraz wychowawczego. Czy w świadectwie pracy powinniśmy zamieścić informację o wykorzystanych wyżej uprawnieniach?

W świadectwie pracy należy zamieścić informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, o których mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1016), dalej rozporządzenia. Należą do nich m.in. informacje dotyczące wykorzystanego przez pracownika (w trakcie zatrudnienia, za które wydawane jest to świadectwo pracy) urlopu rodzicielskiego i urlopu wychowawczego. Przepisy rozporządzenia nie przewidują natomiast obowiązku zamieszczania w świadectwie pracy informacji o wykorzystanym urlopie macierzyńskim.

Urlop rodzicielski przysługuje w celu sprawowania opieki nad dzieckiem, a w przypadku pracowników - rodziców biologicznych dziecka jego wymiar i zasady udzielania/korzystania określone zostały w art. 182^1a-182^1g K.p. Jest on udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach, nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia (art. 182^1c K.p.). Zgodnie z treścią pomocniczego wzoru świadectwa pracy, stanowiącego załącznik do rozporządzenia, informację na temat wykorzystanego przez pracownika urlopu rodzicielskiego (wymiar, liczba części) zamieszcza się w ust. 6 pkt 6 tego dokumentu.

W przypadku gdy pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop rodzicielski, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Z kolei urlop wychowawczy przysługuje (w wymiarze i na zasadach określonych w art. 186 K.p.) pracownikowi zatrudnionemu co najmniej 6 miesięcy, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Jest on udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Informację o korzystaniu przez pracownika z tego uprawnienia, pracodawca ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy, bez względu na wiek dziecka. Przy czym, podobnie jak przy urlopie rodzicielskim, w przypadku, gdy pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop wychowawczy, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka. Informację na temat wykorzystanego urlopu wychowawczego (wymiar, okres/okresy, liczba części) i podstawy prawnej jego udzielenia zamieszcza się w ust. 6 pkt 7 świadectwa pracy.

Pracownica - matka dziecka, urodzonego 9 maja 2023 r., złożyła wypowiedzenie umowy o pracę ze skutkiem na 31 lipca 2025 r. W trakcie zatrudnienia pracownica korzystała z: urlopu macierzyńskiego w wymiarze 20 tygodni (od 9 maja do 25 września 2023 r.), urlopu rodzicielskiego w wymiarze 32 tygodni (od 26 września 2023 r. do 6 maja 2024 r.) oraz urlopu wychowawczego w wymiarze 6 miesięcy (od 1 czerwca do 30 listopada 2024 r.). W świadectwie pracy, które zostanie wydane w dniu ustania stosunku pracy, pracodawca zamieści informację na temat wykorzystanego przez pracownicę urlopu wychowawczego oraz urlopu rodzicielskiego. Na tej podstawie kolejny pracodawca będzie miał wiedzę, że pracownica wykorzystała cały urlop rodzicielski (pozostałe 9 tyg. przypada pracownikowi - ojcu dziecka) oraz jedną część urlopu wychowawczego w wymiarze 6 miesięcy.

Zwracamy uwagę! Urlop wychowawczy przypadający przed 1 stycznia 1999 r. był okresem nieskładkowym. Jeżeli więc w okresie zatrudnienia pracownik wykorzystywał urlop wychowawczy przed tą datą, to należy go dodatkowo wykazać w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy jako okres nieskładkowy. Od 1 stycznia 1999 r. okres korzystania z tego rodzaju urlopu jest traktowany jak okres składkowy - stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o sus).