Gazeta Podatkowa nr 80 (2268) z dnia 6.10.2025

Raporty ZUS w razie urodzenia kolejnego dziecka w czasie urlopu wychowawczego

W okresie przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie jest objęty pracowniczymi ubezpieczeniami. Jednak po spełnieniu określonych warunków podlega w tym czasie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu i powinien mieć naliczane składki na te ubezpieczenia. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy. Zdarza się, że w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym pracownica urodzi kolejne dziecko i nabywa prawo do zasiłku macierzyńskiego. W takim przypadku zmienia się zakres ubezpieczeń, którym pracownica podlega oraz sposób rozliczania jej w raportach ZUS.

ZUS na wychowawczym

W okresie przebywania na urlopie wychowawczym pracownik ma zagwarantowane w ZUS określone ubezpieczenia. W czasie tego urlopu podlega on bowiem obowiązkowo:

• ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym - ale tylko wtedy, gdy nie ma innych tytułów do tych ubezpieczeń (np. nie wykonuje umowy zlecenia, nie prowadzi działalności gospodarczej) oraz nie posiada ustalonego prawa do emerytury ani renty,
• ubezpieczeniu zdrowotnemu - jeśli nie posiada innego tytułu do tego ubezpieczenia.

Zgłoszenia do ubezpieczeń osoby przebywającej na urlopie wychowawczym zawsze dokonuje pracodawca, z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X, wyłącznie poprzez wykazanie jej w raporcie ZUS RCA.

Do obowiązków pracodawcy jako płatnika składek należy też naliczanie składek do ZUS za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik podlegał ubezpieczeniom na urlopie wychowawczym. Składki emerytalno-rentowe (w wysokości odpowiednio: 19,52% i 8%) pracodawca nalicza takiej osobie od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego jej za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Ustalona w taki sposób podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych nie może być jednak:

• wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (w 2025 r. - nie wyższa niż 5.203,80 zł),
• niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. - nie niższa niż 3.499,50 zł, a w 2026 r. - nie niższa niż 3.604,50 zł),
• niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. - nie niższa niż 4.666 zł, a w 2026 r. nie niższa niż 4.806 zł) - w przypadku pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.

Jeżeli objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ich ustanie z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego nastąpiło w trakcie miesiąca i ubezpieczenia emerytalno-rentowe trwały tylko przez jego część - podstawę wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie. Dzieli się ją wówczas przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu w tym miesiącu.

Z kolei podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (obecnie 620 zł). Tej podstawy nie zmniejsza się proporcjonalnie za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie wychowawczym i podlegał z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu tylko przez jego część.

Pracodawca nie opłaca składek emerytalno-rentowych ani składki zdrowotnej za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym. Składki na poszczególne ryzyka ubezpieczeniowe za taką osobę powinien rozliczać z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X w raporcie ZUS RCA w polach dotyczących finansowania przez budżet państwa. Po ich zsumowaniu wykazuje je w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, również jako składki finansowane przez budżet państwa.

Przez cały okres przebywania pracownika na urlopie wychowawczym pracodawca wykazuje go też w raporcie świadczeniowym ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X oraz wykazanym okresem przerwy w opłacaniu pracowniczych składek ubezpieczeniowych, spowodowanej korzystaniem z urlopu wychowawczego. Jako kod świadczenia/przerwy podaje 121 lub 122 (w zależności od wymiaru udzielonego urlopu wychowawczego, określonego w art. 186 § 2 lub § 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277).

ZUS w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego

W okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownik również nie podlega pracowniczym ubezpieczeniom, ale ma zagwarantowane ubezpieczenia emerytalne i rentowe z racji pobierania tego zasiłku. Natomiast nie podlega on ubezpieczeniu zdrowotnemu, aczkolwiek może korzystać ze świadczeń zdrowotnych z NFZ w czasie pobierania tego zasiłku lub zostać zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny. Ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi jest objęty niezależnie od posiadanych innych tytułów do ubezpieczeń czy posiadanego prawa do emerytury bądź renty.

Pracodawca nalicza składki ubezpieczeniowe pracownikowi pobierającemu zasiłek macierzyński tylko wtedy, gdy wypłaca mu ten zasiłek. Jeśli pracownik otrzymuje go z ZUS, ponieważ zakład pracy nie jest uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, wtedy składki z tego tytułu również nalicza mu ZUS.

Zgłoszenia do ubezpieczeń osoby, której pracodawca wypłaca zasiłek macierzyński - podobnie jak przy urlopie wychowawczym - dokonuje się tylko poprzez wykazanie jej w raporcie ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X.

Składki emerytalno-rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński również w całości finansuje budżet państwa. Jeśli więc płatnikiem zasiłku macierzyńskiego, a tym samym również płatnikiem składek jest pracodawca, wówczas wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych (jako składki finansowane przez budżet państwa), ale ich nie wpłaca.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe dla osoby pobierającej zasiłek macierzyński stanowi kwota (brutto) zasiłku macierzyńskiego. Jeśli kwota zasiłku jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego (tj. 1.000 zł), wtedy kwotę tego zasiłku podwyższa się do wysokości świadczenia rodzicielskiego. Składki emerytalno-rentowe pracodawca nalicza w raporcie ZUS RCA od łącznej kwoty brutto zasiłku przed podwyższeniem oraz kwoty podwyższenia.

Podobnie jak przy urlopie wychowawczym, za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński pracodawca sporządza też raport ZUS RSA. Wykazuje w nim (np. w bloku III.B.) kwotę zasiłku macierzyńskiego, jaką wypłacił pracownikowi, odpowiedni kod świadczenia/przerwy (w zależności od tego, za jaki okres został wypłacony zasiłek macierzyński - patrz tabela) oraz okres, za który zasiłek został wypłacony. W tym raporcie jako kod tytułu ubezpieczenia należy podawać kod pracowniczy, tj. 01 10 X X.

Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, wykazuje osobę pobierającą zasiłek macierzyński jedynie w raporcie ZUS RSA (o ile w miesiącu, za który jest on sporządzany, pracownik nie otrzymał żadnych oskładkowanych wypłat). Wypełnia w nim jedynie pola dotyczące okresu oraz kodu pobieranego świadczenia. Pole dotyczące kwoty pozostawia puste lub wpisuje wartość 0,00. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje kod pracowniczy (tj. 01 10 X X).

Jeśli pracownik pobiera zasiłek macierzyński z ZUS, wtedy pracodawca nie nalicza mu składek emerytalno-rentowych i nie sporządza za niego raportu ZUS RCA z kodem 12 40 X X.

Urodzenie kolejnego dziecka

Urodzenie kolejnego dziecka w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym nie przerywa tego urlopu ani też nie skutkuje jego zmianą w urlop macierzyński/rodzicielski. Niemniej jednak po urodzeniu dziecka w czasie urlopu wychowawczego pracownica nabywa prawo do zasiłku macierzyńskiego. Świadczenie to przysługuje jej przez okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego oraz - o ile wystąpi z takim wnioskiem - urlopu rodzicielskiego. W takim przypadku od dnia, od którego ma prawo do tego zasiłku, pracownica podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, a nie jako osoba przebywająca na urlopie wychowawczym.

Dwa rozliczenia

Od pierwszego dnia, za który pracownicy będzie przysługiwał zasiłek macierzyński po urodzeniu kolejnego dziecka, pracodawca powinien zaprzestać naliczania za nią składek ubezpieczeniowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Jeśli płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest ZUS, wówczas obowiązek naliczania za pracownicę składek w okresie jego pobierania także będzie spoczywał na organie rentowym. Natomiast gdy płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest pracodawca, wtedy również on będzie musiał naliczać pracownicy składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe z racji pobierania przez nią tego zasiłku.

W przypadku gdy pracownica urodzi kolejne dziecko w trakcie miesiąca, wtedy będzie w tym miesiącu podlegała ubezpieczeniom z dwóch tytułów, tj. przebywania na urlopie wychowawczym oraz z racji pobierania zasiłku macierzyńskiego (przykład). Pracodawca wypłacający zasiłek macierzyński powinien w takiej sytuacji wykazać ją w dwóch raportach ZUS RCA sporządzonych za dany miesiąc:

• w jednym - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X i rozliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od proporcjonalnie zmniejszonej podstawy wymiaru oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne naliczoną od pełnej podstawy wymiaru,
• w drugim - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i naliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od kwoty wypłaconego jej w tym miesiącu zasiłku macierzyńskiego.

Okres urlopu wychowawczego w danym miesiącu oraz okres pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego należy też wykazać w raporcie ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia.