Raporty ZUS przy urodzeniu martwego dziecka w czasie urlopu wychowawczego

W trakcie przebywania na urlopie wychowawczym pracownica urodziła w połowie stycznia br. martwe dziecko. Będziemy jej wypłacali przez 8 tygodni zasiłek macierzyński. W jaki sposób powinniśmy ją w tym czasie wykazywać w raportach ZUS, skoro do tej pory naliczaliśmy jej składki emerytalno-rentowe oraz zdrowotną z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1141213)

Urodzenie kolejnego dziecka w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym nie przerywa tego urlopu. Niemniej jednak, w przypadku gdy pracownica korzystająca z niego - w trakcie jego trwania - urodzi kolejne dziecko, nabywa prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego. Jeżeli dziecko urodzi się martwe, pracownicy przysługuje zasiłek macierzyński wypłacany przez 8 tygodni po porodzie. Wówczas ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym pracownica podlega z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego (a nie z racji przebywania na urlopie wychowawczym) - od dnia, od którego ma prawo do tego zasiłku.

Od pierwszego dnia, za który pracownicy, o której mowa w pytaniu, przysługuje zasiłek macierzyński, ustały ubezpieczenia z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Od tego więc dnia pracodawca zaprzestaje rozliczać za nią składki ubezpieczeniowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Jeżeli płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest - tak jak w omawianym przypadku - pracodawca, wtedy też on będzie musiał naliczać pracownicy składki emerytalno-rentowe z racji pobierania przez nią tego zasiłku.

Z pytania wynika, że urodzenie dziecka i rozpoczęcie pobierania zasiłku macierzyńskiego nastąpiło w trakcie miesiąca kalendarzowego. To oznacza, że pracownica będzie w tym miesiącu podlegała ubezpieczeniom z dwóch tytułów, tj. przebywania na urlopie wychowawczym oraz z racji pobierania zasiłku macierzyńskiego. Pracodawca wypłacający zasiłek macierzyński powinien w takiej sytuacji wykazać ją w dwóch blokach raportu składkowego ZUS RCA za dany miesiąc:

w jednym - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 i rozliczonymi składkami emerytalno-rentowymi od proporcjonalnie zmniejszonej podstawy ich wymiaru oraz składką zdrowotną naliczoną od pełnej podstawy wymiaru (jeśli dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu - rozliczenie składki zdrowotnej z kodem 12 11 powinno nastąpić w raporcie ZUS RZA),
w drugim - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 i naliczonymi składkami emerytalno-rentowymi od kwoty wypłaconego w tym miesiącu zasiłku macierzyńskiego.

Zarówno okres urlopu wychowawczego w danym miesiącu, jak i okres pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego należy też wykazać w raporcie ZUS RSA z właściwym kodem świadczenia/przerwy, tj. odpowiednio: 121 lub 122 - urlop wychowawczy (w zależności od podstawy prawnej, zgodnie z którą został udzielony) oraz 311 - zasiłek macierzyński.

Przykład

Pracownica od października 2016 r. przebywa na urlopie wychowawczym i podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Składki emerytalno-rentowe pracodawca nalicza za nią od podstawy wymiaru wynoszącej 2.230 zł. W dniu 18 stycznia 2018 r. urodziła ona kolejne dziecko. Ponieważ dziecko urodziło się martwe, pracownica nabyła z tego tytułu prawo do 8-tygodniowego urlopu macierzyńskiego, za okres którego zakład pracy będzie wypłacał jej zasiłek macierzyński. Zasiłek należny za styczeń 2018 r. w kwocie 1.617 zł został wypłacony na koniec stycznia 2018 r. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2018 r. pracodawca powinien wykazać pracownicę w raporcie:

-	ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 0 X i naliczonymi składkami z tytułu przebywania przez nią na urlopie wychowawczym w okresie od 1 do 17 stycznia 2018 r.:
	•	na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - od podstawy w kwocie 1.222,90 zł (tj. 2.230 zł : 31 dni stycznia × 17 dni stycznia, w których pracownica podlegała ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z racji korzystania z urlopu wychowawczego),
	•	na ubezpieczenie zdrowotne - od kwoty 520 zł;
-	ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 X i składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego naliczonymi od kwoty 1.617 zł;
-	ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 X, kodem świadczenia/przerwy 121, okresem przerwy 01.01.2018 do 17.01.2018 oraz liczbą dni - 17;
-	ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 X, kodem świadczenia/przerwy 311, okresem przerwy od 18.01.2018 do 31.01.2018, liczbą dni - 14 oraz kwotą 1.617 zł.

Ponieważ przez cały luty 2018 r. pracownica będzie pobierała zasiłek macierzyński, w dokumentach sporządzonych za ten miesiąc pracodawca powinien wykazać ją jedynie w raporcie:

-	ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 X i naliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty wypłaconego pracownicy zasiłku macierzyńskiego oraz
-	ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 X i wykazaną przerwą w opłacaniu składek z kodem 311.