Gdy pracownica na wychowawczym urodzi kolejne dziecko

Zasiłek macierzyński przysługuje m.in. pracownicy, która urodziła dziecko w okresie ubezpieczenia chorobowego albo w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym. Zarówno przebywanie pracownicy na urlopie wychowawczym, jak i pobieranie przez nią zasiłku macierzyńskiego stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. W jednym i drugim przypadku osoba taka podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń, są też naliczane za nią składki ubezpieczeniowe. Jak pracodawca ma rozliczać za pracownicę składki, gdy w trakcie urlopu wychowawczego urodzi ona kolejne dziecko?

Ubezpieczenia na wychowawczym

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie ma innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych oraz nie ma prawa do emerytury lub renty. Uregulowanie takie wynika z art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.), dalej ustawy systemowej. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniu chorobowemu i wypadkowemu.

Innym tytułem powodującym dla takiej osoby obowiązek ubezpieczeń społecznych może być przykładowo: praca na etacie, praca na podstawie umowy cywilnoprawnej. Krótko mówiąc, przez inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń należy rozumieć taki tytuł, z którego osoba przebywająca na urlopie wychowawczym nie nabyła prawa do tego urlopu.

Przebywanie na urlopie wychowawczym powoduje także obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego. Ubezpieczeniu zdrowotnemu osoba taka podlega tylko wtedy, gdy nie jest objęta tym ubezpieczeniem z innego tytułu. Stanowi o tym art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), dalej ustawy zdrowotnej.

Obowiązkowym ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym dana osoba podlega w okresie od dnia rozpoczęcia wskazanego urlopu do dnia jego zakończenia.

Zgłoszenie w ZUS

Obowiązek zgłoszenia osoby przebywającej na urlopie wychowawczym do ubezpieczeń ciąży na płatniku składek (pracodawcy). Nie przekazuje on jednak w tym celu formularza zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Zgłoszenia takiego dokonuje wyłącznie poprzez wykazanie pracownicy:

1) w imiennym raporcie miesięcznym:

- ZUS RCA - jeśli podlega ona ubezpieczeniom emerytalno-rentowym i ubezpieczeniu zdrowotnemu bądź

- ZUS RZA - jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,

2) z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X.

Wykazanie pracownicy w imiennym raporcie miesięcznym jest traktowane na równi ze zgłoszeniem jej do ubezpieczeń w ZUS.

Podkreślić należy, że przed zgłoszeniem pracownicy do wymienionych ubezpieczeń z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracodawca powinien dysponować odpowiednim jej oświadczeniem o braku ustalonego prawa do emerytury bądź renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń. Dopiero po otrzymaniu takiego oświadczenia pracodawca może przystąpić do naliczania składek za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym.

Ponadto przez cały okres korzystania z urlopu wychowawczego pracodawca powinien wykazywać pracownicę również w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X oraz kodem przerwy:

121 - w przypadku gdy urlop wychowawczy został udzielony na podstawie art. 186 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
122 - jeśli urlop wychowawczy został udzielony na podstawie art. 186 § 2 K.p.

Składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym oblicza się od podstawy, którą stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten urlop. Nie może ona jednak być wyższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.

Natomiast składkę na ubezpieczenie zdrowotne dla takiej osoby pracodawca ustala w takiej samej wysokości, jak w przypadku wszystkich pozostałych ubezpieczonych, tj. w wysokości 9% podstawy wymiaru. Podstawę jej wymiaru dla osoby korzystającej z urlopu wychowawczego stanowi kwota odpowiadająca wysokości świadczenia pielęgnacyjnego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, która aktualnie wynosi 520 zł.

Zbieg tytułów do ubezpieczeń

W przypadku gdy pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym, w trakcie tego urlopu urodzi kolejne dziecko, nabywając jednocześnie prawo do zasiłku macierzyńskiego dochodzi wówczas do tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Od tego dnia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym osoba taka podlega z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Ustają natomiast ubezpieczenia z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Oznacza to, że od tego dnia pracodawca zaprzestaje rozliczać za nią składki ubezpieczeniowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Z kolei pobieranie zasiłku macierzyńskiego nie stanowi tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Nie oznacza to jednak, że osoba taka nie ma prawa do świadczeń z tego ubezpieczenia. Prawo do świadczeń zdrowotnych przysługuje jej bowiem przez cały okres pobierania tego zasiłku na podstawie art. 67 ust. 6 ustawy zdrowotnej.

W sytuacji gdy zasiłek macierzyński jest wypłacany przez pracodawcę, to jest on płatnikiem tego zasiłku. Pracodawca dokonuje zatem zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z tytułu jego pobierania, poprzez wykazanie jej w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i naliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Podstawę ich wymiaru stanowi kwota wypłaconego pracownicy w danym miesiącu zasiłku macierzyńskiego.

Jeśli zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, to organ ten dokonuje zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń.

Rozliczenie składek

Obliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą zasiłek macierzyński pracodawca wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku przykładowo III.B., gdzie:

w polu 11. wpisuje się kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne, która jest finansowana przez płatnika,
w polu 12. - kwotę składek na ubezpieczenia rentowe finansowane przez płatnika,
w polu 15. - łączną kwotę tych składek.

Ponadto w raporcie ZUS RSA pracodawca wykazuje okres pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego. W dokumencie tym jako kod tytułu ubezpieczenia wpisuje kod "pracowniczy", tj. 01 10 X X. Natomiast jako kod świadczenia/przerwy podaje się 311. Wypełniając w raporcie ZUS RSA przykładowo blok III.B., w polu 05. i 06. należy wpisać odpowiednio liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę wypłaconego zasiłku. W raporcie tym należy także wykazać pracownicę:

z kodem świadczenia przerwy 121 lub 122 (w zależności od rodzaju udzielonego urlopu wychowawczego) oraz
wykazanym okresem urlopu wychowawczego.

Ponadto składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - oczywiście po wcześniejszym ich zsumowaniu w raporcie ZUS RCA - powinny być wykazywane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV. w polach 10., 11., 12. (jako składki finansowane przez budżet państwa).

Pracodawca wylicza i wykazuje w raporcie ZUS RCA składki emerytalno-rentowe za pracownicę na wychowawczym, a opłaca je ZUS ze środków budżetu państwa.

Składki za część miesiąca

W miesiącu, w trakcie którego pracownica urodziła kolejne dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego, ustały ubezpieczenia emerytalno-rentowe z urlopu wychowawczego. Składki na te ubezpieczenia z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracodawca powinien naliczyć tylko za część tego miesiąca (w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X). Podstawa ich wymiaru powinna zostać w tym przypadku proporcjonalnie pomniejszona, zgodnie z art. 18 ust. 9 ustawy systemowej. W myśl tego przepisu podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w danym miesiącu z racji przebywania na urlopie wychowawczym. Przy czym składkę na ubezpieczenie zdrowotne nalicza się pracownicy od pełnej podstawy wymiaru, czyli od kwoty 520 zł. Składka zdrowotna jest bowiem miesięczna i niepodzielna (art. 79 ust. 2 ustawy zdrowotnej).

Przykład

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym od 1 lutego 2011 r. i z tego tytułu podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Od 1 stycznia br. pracodawca nalicza za nią składki na te ubezpieczenia odpowiednio od kwoty 1.700 zł i 520 zł. Dnia 15 października br. pracownica urodziła kolejne dziecko i nabyła z tego tytułu prawo do zasiłku macierzyńskiego. Od 15 października 2012 r. obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Na koniec tego miesiąca pracodawca wypłaci jej zasiłek macierzyński za okres od 15 do 31 października 2012 r. w kwocie 831,30 zł (stawka dzienna 48,90 zł).

Pracodawca za październik br. powinien sporządzić za pracownicę:

1) raport ZUS RCA:

w jednym bloku wykaże ją z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 0 0 i rozliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy w wysokości 767,74 zł (1.700 zł: 31 dni × 14 dni) oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne ustaloną od podstawy w wysokości 520 zł,

w kolejnym bloku tego raportu z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0 i rozliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty zasiłku macierzyńskiego 831,30 zł,

2) raport ZUS RSA:

w jednym bloku z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, z kodem świadczenia/przerwy 121, okresem od 01.10.2012 do 14.10.2012, liczbą dni 14,

w kolejnym bloku z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego), okresem od 15.10.2012 do 31.10.2012, liczbą dni 17, kwotą zasiłku 831,30 zł.

Począwszy od dokumentów sporządzanych za listopad i kolejne miesiące br. pracodawca wykaże pracownicę w raporcie:

ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0 i rozliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty pobieranego zasiłku macierzyńskiego,
ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, z kodem świadczenia/przerwy 311, okresem przerwy w opłacie składek oraz liczbą dni i kwotą zasiłku.