Korekta dokumentów rozliczeniowych za pracownicę pobierającą w okresie urlopu wychowawczego zasiłek macierzyński

Pracownica do końca grudnia 2014 r. przebywa na urlopie wychowawczym (udzielonym na dwa lata). Z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu (złożyła pracodawcy stosowne oświadczenie). W połowie czerwca br. poinformowała pracodawcę o urodzeniu w dniu 28 maja br. kolejnego dziecka. Pracodawca pod koniec czerwca br. wypłacił pracownicy zasiłek macierzyński za okres od 28 maja do 30 czerwca 2014 r. W jaki sposób należy sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za maj? Jak wykazać pracownicę w raportach składanych za czerwiec br.?

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu (o ile spełnia określone warunki). Natomiast osoba pobierająca zasiłek macierzyński z tego tytułu jest objęta obligatoryjnie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Nie podlega natomiast ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jednakże w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownica zachowuje prawo do świadczeń zdrowotnych (art. 67 ust. 6 ustawy zdrowotnej).

Stosownego zgłoszenia do ww. ubezpieczeń dokonuje pracodawca, z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy zasiłki z ubezpieczeń społecznych wypłaca ZUS, to wówczas ZUS zgłasza do ubezpieczeń osobę pobierającą zasiłek macierzyński.

W przypadku zbiegu tych dwóch tytułów do ubezpieczeń (tj. gdy pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym urodzi kolejne dziecko w trakcie trwania tego urlopu, nabywając tym samym prawo do zasiłku macierzyńskiego) obowiązek ubezpieczeń powstaje jedynie z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. A zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu, pracownica od 28 maja br. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o sus).

Zakładając, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowiła kwota 1.680 zł, pracodawca w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za maj br. wykazał pracownicę:

• w jedynym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X, podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 1.680 zł, składkami na te ubezpieczenia oraz podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 520 zł i składką zdrowotną,
   
• w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, kodem świadczenia/przerwy 121, okresem od 01.05.2014 do 31.05.2014, liczbą dni - 31.

Obecnie powinien więc złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące za ten miesiąc, w których wykaże pracownicę:

• w jednym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X, obliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustalonymi od podstawy proporcjonalnie zmniejszonej do okresu podlegania w maju br. ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, czyli od kwoty 1.463,23 zł (1.680 zł : 31 dni x 27 dni) oraz składką zdrowotną obliczoną od podstawy w wysokości 520 zł,
   
• w kolejnym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X, z "zerową" podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz z "zerowymi" składkami (w maju br. pracownica nie otrzymała zasiłku macierzyńskiego),
   
• w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, kodem świadczenia/przerwy 121, okresem od 01.05.2014 do 27.05.2014, liczbą dni przerwy 27.

Ww. raporty dołączy do korygującej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za czerwiec br. pracodawca wykaże pracownicę:

• w jednym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X, z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w wysokości zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w czerwcu 2014 r. za okres od 28 maja do 30 czerwca), obliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
   
• w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, kodem świadczenia/przerwy 311, okresem od 28.05.2014 do 30.06.2014, liczbą dni zasiłkowych 34, kwotą zasiłku.

Przypominamy, że pracownicy przysługuje zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego w wymiarze 20 tygodni, tj. do 14 października 2014 r. Jeśli zaś złoży stosowny wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego (do 25 listopada 2014 r.) i urlopu rodzicielskiego (do 26 maja 2015 r.), to do 31 grudnia br. pracodawca będzie wypłacał zasiłek w okresie udzielonego urlopu wychowawczego, a od 1 stycznia 2015 r. udzieli urlopu rodzicielskiego.