Gazeta Podatkowa nr 72 (1843) z dnia 9.09.2021

Raporty ZUS w przypadku urodzenia kolejnego dziecka na urlopie wychowawczym

W przypadku gdy pracownica zdecyduje się na urlop wychowawczy po wykorzystaniu urlopu związanego z rodzicielstwem, to - jeśli będzie spełniała określone warunki - zostanie objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi oraz ubezpieczeniem zdrowotnym. Wtedy w czasie urlopu wychowawczego pracodawca będzie jej naliczał składki na te ubezpieczenia. Jeżeli jednak w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym pracownica urodzi kolejne dziecko, to nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego. Zmieni to wówczas sposób sporządzania za nią przez pracodawcę raportów ZUS.

Składki na wychowawczym

W czasie przebywania na urlopie wychowawczym pracownik ma zagwarantowane ubezpieczenia emerytalno-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Składki za pracownika na te ubezpieczenia nalicza wówczas pracodawca w raporcie ZUS RCA (lub ZUS RZA, jeśli nalicza tylko składkę zdrowotną), wykazując pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X. Pracodawca sam musi ustalić podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, w oparciu o wynagrodzenie wypłacone pracownikowi przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego (szerzej na temat rozliczania składek na urlopie wychowawczym pisaliśmy w GP nr 65 z br., na str. 8).

Urodzenie kolejnego dziecka

Urodzenie przez pracownicę kolejnego dziecka podczas przebywania na urlopie wychowawczym nie przerywa tego urlopu. Wtedy nabywa ona jednak prawo do zasiłku macierzyńskiego, przysługującego jej w takim przypadku przez okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego oraz - o ile wystąpi z takim wnioskiem - urlopu rodzicielskiego.

Od dnia, od którego pracownica nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, podlega ona ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania tego zasiłku (a nie z racji przebywania na urlopie wychowawczym).

Raporty na macierzyńskim

W czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownik jest objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi, niezależnie od posiadanych innych tytułów do ubezpieczeń lub posiadanego prawa do emerytury bądź renty. Nie podlega natomiast ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych dla osoby pobierającej zasiłek macierzyński stanowi kwota (brutto) zasiłku macierzyńskiego. Jeśli kwota zasiłku (po pomniejszeniu o zaliczkę na pdof) jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego (tj. 1.000 zł), wtedy kwotę tego zasiłku podwyższa się do wysokości świadczenia rodzicielskiego.

Składki emerytalno-rentowe pracodawca nalicza pracownikowi jednak tylko wtedy, gdy wypłaca mu zasiłek macierzyński. Jeśli nie jest uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych i pracownik otrzymuje zasiłek macierzyński z ZUS, wtedy to również ZUS rozlicza mu składki.

Zgłoszenia do ubezpieczeń osoby, której pracodawca wypłaca zasiłek macierzyński - podobnie jak przy urlopie wychowawczym - dokonuje się poprzez wykazanie jej w raporcie ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X. Oprócz tego sporządza się też za nią raport świadczeniowy ZUS RSA. Wykazuje w nim (np. w bloku III.B.) kwotę zasiłku macierzyńskiego, jaką pracodawca wypłacił pracownikowi, odpowiedni kod świadczenia/przerwy (w zależności od tego, za jaki urlop został wypłacony zasiłek macierzyński) oraz okres, za który zasiłek został wypłacony. W tym raporcie jako kod tytułu ubezpieczenia należy podawać kod 01 10 X X.

Wyłącznie raport ZUS RSA sporządza natomiast pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków (o ile w miesiącu, za który jest on sporządzany, pracownik nie uzyskał pracowniczego przychodu podlegającego oskładkowaniu). W raporcie tym pracodawca wypełnia jedynie pola dotyczące okresu oraz kodu pobieranego świadczenia. Pola dotyczące kwoty pozostawia puste lub wpisuje wartość 0,00. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje kod 01 10 X X.

Dwa rozliczenia

Po urodzeniu dziecka w trakcie urlopu wychowawczego, od pierwszego dnia, za który pracownicy będzie przysługiwał zasiłek macierzyński, pracodawca zaprzestaje rozliczać za nią składki ubezpieczeniowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Gdy płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest ZUS, wówczas obowiązek naliczania za pracownicę składek ubezpieczeniowych w okresie jego pobierania także będzie spoczywał na organie rentowym. Jeśli natomiast płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest pracodawca, wtedy również on będzie musiał naliczać pracownicy składki emerytalno-rentowe z racji pobierania przez nią tego zasiłku.

W przypadku gdy pracownica urodzi dziecko w trakcie miesiąca, wtedy będzie w tym miesiącu podlegała ubezpieczeniom z dwóch tytułów, tj. przebywania na urlopie wychowawczym oraz z racji pobierania zasiłku macierzyńskiego (przykład). Pracodawca wypłacający zasiłek macierzyński powinien w takiej sytuacji wykazać ją w dwóch blokach raportu ZUS RCA za dany miesiąc:

• w jednym - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X i rozliczonymi składkami emerytalno-rentowymi od proporcjonalnie zmniejszonej podstawy wymiaru oraz składką zdrowotną naliczoną od pełnej podstawy wymiaru (jeśli dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu - rozliczenie składki zdrowotnej z kodem 12 11 X X powinno nastąpić w raporcie ZUS RZA),
• w drugim - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i naliczonymi składkami emerytalno-rentowymi od kwoty wypłaconego jej w tym miesiącu zasiłku macierzyńskiego.

Okres urlopu wychowawczego w danym miesiącu oraz okres pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego należy też wykazać w raporcie ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia.